Vorbereitung auf Software-Audits

Ermittlung des Lizenzstatus und Aufrechterhaltung der Compliance

Senkung des Risikos von ungeplanten Ausgaben infolge eines Audits

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten nehmen Software-Audits zu, da die Softwarehersteller versuchen, geringere Softwarelizenzeinnahmen durch Einkünfte aus True-ups von bestehenden Kunden zu kompensieren. Auch wenn Sie selbst meinen, all Ihre Lizenzverträge einzuhalten – wenn Sie keine überzeugenden Nachweise liefern können, kann ein Software-Audit wertvolle IT-Ressourcen für bis zu einem Jahr binden. Und wenn Sie keine optimierte Lizenzmanagementlösung im Einsatz haben, sind Sie vom Wohlwollen des Anbieters abhängig und müssen am Ende vielleicht sogar noch Ausgleichszahlungen leisten. Zudem sei die Drohung eines Software-Audits, so einige Analysten, eine effektive Verkaufstechnik.

Täglich steht die IT-Abteilung unter dem Druck, kritische Services für das Unternehmen bereitstellen zu müssen. Ein Software-Audit zieht von ohnehin knapp besetzten wichtigen Unternehmensfunktionen noch Ressourcen ab. Den meisten IT-Abteilungen mangelt es an einer zentralisierten Methode, Softwarelizenz- und Compliance-Daten zu verwalten. Dies gilt insbesondere für kritische Unternehmensanwendungen. Dies liegt daran, dass die Softwarelizenzierung von den IT-Verantwortlichen schon immer vernachlässigt wurde.

Tatsache ist: Software-Audits sind teuer und risikobehaftet

Wurden Sie von Ihrem Softwareanbieter angesprochen, Ihre Softwarenutzung in diesem Jahr einem Audit zu unterziehen?

Sie sollten wissen, wie Sie diese unvermeidbare, zeitintensive und teure Informationssuche optimal bewältigen. Warum? Weil Unternehmen laut den Analysten damit rechnen sollten, dass sie innerhalb der nächsten Jahre von mindestens einem Anbieter zu einem Software-Audit aufgefordert werden. Einige Analysten gehen davon aus, dass auf ca. 40 % der mittleren und großen Unternehmen ein externes Audit zukommen kann – mit dem entsprechenden Risiko von Geldstrafen. Ein Audit selbst kann ganze 15 % des Budgets für Software und Wartung der Unternehmens-IT verschlingen.

Best Practices: Software-Audits durch proaktives Vorgehen und fundiertes Wissen ganz vermeiden

Vor allem ist es wichtig, über die richtigen Informationen zu verfügen. Dies kann Ihnen eine gewisse Sicherheit geben, wenn Sie in die Verhandlungen über das Software-Audit gehen. Mit einem entsprechenden Detailgrad können Sie aber auch eine Menge Geld sparen. Die Informationen sind eine Sache. Sie müssen auf die richtigen Informationen aber auch ad hoc zugreifen können. Wenn es Tage oder eine Woche dauert, die Informationen abzurufen und zusammenzustellen, kommen sie Ihnen auf jeden Fall teuer zu stehen – wie detailliert sie auch sind.

Wenn die Unternehmen ihre Lizenznutzung nicht verfolgen, steht für sie mehr auf dem Spiel als ein negativer Ausgang eines Software-Audits, denn sie riskieren, die falsche Anzahl Lizenzen anzuschaffen und unnötig in ungenutzte Software (Shelfware) zu investieren. Und dies sprengt jedes Budget.

Lizenzmanagement-Tools bieten eine direkte Möglichkeit, die Nutzung entsprechend den Lizenzbedingungen zu optimieren und die Softwareausgaben vom Desktop bis zum Rechenzentrum zu kontrollieren – für Anwendungen von Microsoft, Adobe, Symantec, SAP, Oracle und wichtigen technischen Anwendungen, also die Anwendungen, die am wahrscheinlichsten überprüft werden und für die es der IT-Abteilung am häufigsten an detaillierten Informationen mangelt. Auch eine Zentralisierung ist wichtig, da Sie als IT-Manager Einblicke in die Softwarenutzung über das ganze Unternehmen hinweg benötigen. Sie müssen Trends in der Nutzung erkennen und diese regelmäßig mit den Vertragsbedingungen abgleichen.

Eine ideale Lösung sollte Ihnen dabei helfen, Ihre Softwarebestände zu identifizieren, Ihre erworbenen und installierten Produkte gegenüberzustellen, Gewissheit hinsichtlich Ihres Lizenzstatus zu erhalten und Nutzungs- und Lizenzanspruchsdaten miteinander abzugleichen, um Ihre Softwarelizenzausgaben zu optimieren. Einige Lizenzmanagement-Tools machen es sogar möglich, diese detaillierten Nutzungsdaten mit den Lizenzbedingungen und der Organisationsstruktur entsprechend Ihren Geschäftsregeln zu verknüpfen, beispielsweise, um die Nutzung nach Tätigkeit, geografischer Region oder anderen Kriterien zu vergleichen und diese dann mit der Produktfunktionalität in Beziehung zu setzen. Wenn Sie wenige Stunden nach der Benachrichtigung, dass ein Software-Audit durchgeführt werden soll, zentralisierte Daten wie diese abrufen können, erhöht sich Ihre Erfolgschance. Unter Umständen lässt sich dadurch ein Software-Audit sogar ganz vermeiden.

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