ITAM und Lizenzoptimierung

Ausgaben für Softwarelizenzen optimieren

Optimierung des Softwarebestands durch Erweiterung von konventionellen ITAM-Tools

In den letzten Jahrzehnten hat sich die Nutzung von Computern in den Behörden endgültig durchgesetzt. Und das heißt, dass die IT-Abteilungen vermehrt vor der Herausforderung stehen, diese zunehmend wichtigen und strategischen Ressourcen optimal zu verwalten. Daraus ist das IT Asset Management entstanden, eine elementare Disziplin, die eine verbesserte Kostenkontrolle und ein besseres Verständnis des Geschäftswerts der IT ermöglichte. Viele Behörden investierten in führende ITAM-Plattformen wie IBM/Tivoli, CA, HP usw., damit die IT-Mitarbeiter die physischen IT-Ressourcen besser inventarisieren und verwalten konnten.

Anwendungen sind heute strategische Werkzeuge, sie unterstützen nicht mehr nur die Geschäftsprozesse von Behörden, sie steuern sie. Auch sind die Investitionen in Anwendungen gestiegen. Viele Behörden müssen feststellen, dass Anwendungen zwar zu strategischen Werkzeugen geworden sind, sie aber nicht über eine strategische Lösung zur Verwaltung der Anwendungsnutzung verfügen. Und dies birgt das Risiko von Verstößen gegen Lizenzverträge sowie von suboptimalen Softwareausgaben.

IT Asset Management reicht nicht mehr aus

Das IT Asset Management ist zwar wichtig, zielt jedoch vornehmlich auf die Hardware ab, wohingegen Softwareanwendungen nur als sekundär betrachtet werden. Den ITAM-Systemen fehlt es an Reporting-Möglichkeiten und Funktionen, um Softwareanwendungen effektiv zu verwalten.

Es besteht zunehmend die Notwendigkeit, herkömmliche ITAM-Systeme mit dem Software Asset Management zu integrieren und so über die herkömmliche Verwaltung von Softwareressourcen hinauszugehen. Bei der herkömmlichen Verwaltung wurde die vorhandene Software einfach nur gezählt, um zu erfassen, was im Unternehmen verwendet wird. Anhand dieser Informationen wurden dann die Softwareausgaben optimiert.

Die Softwarelizenzanforderungen hängen zunehmend von den Assets ab, die von einem ITAM-System oder einer unternehmensweiten Datenbank für das Konfigurationsmanagement gemessen und verwaltet werden. Will man verstehen, welcher Benutzer mit welchem System verknüpft ist, wie viele Prozessoren oder wie viel Arbeitsspeicher auf einem Rechner vorhanden sind, ob es sich um einen physischen Computer oder ein virtuelles Image auf einem anderen physischen Computer handelt, so muss man diese Daten verfolgen, um Lizenzverträge einhalten und IT Asset Management betreiben zu können. Über ein ITAM-System wird in der Regel auch verfolgt, welche Rechner in Verwendung sind. Werden Computer stillgelegt, weil sie nicht mehr verwendet werden, defekt sind oder ausgetauscht werden müssen, werden diese Informationen beim Abgleich mit den Lizenzbestimmungen oft übersehen.

Integration der Softwarelizenzoptimierung mit IT Asset Management

Anstatt in eine separate Integration zwischen den Systemen zu investieren, um die Daten erneut zu erfassen, wird empfohlen, die Geschäftsprozesse des Software Asset Management mit vorhandenen Systemen in automatisierter Form zu integrieren, um die Integrität der Daten zwischen den Systemen sicherzustellen und zu gewährleisten, dass Objekte nicht doppelt gezählt werden. Wenn Ihr Beschaffungssystem etwa bereits einen Prozess beinhaltet, um neue Hard- und Software für neue Mitarbeiter zu erwerben oder die Nutzer von Systemen, die repariert, getauscht oder bereitsgestellt werden müssen bereits im Helpdesk verwaltet werden, werden diese Konfigurationsdaten schon an anderer Stelle in der Umgebung erfasst und sollten in Ihre SAM-Prozesse und -Systeme importiert werden. So können Sie Ihren derzeitigen Softwarelizenzstatus anhand der neuesten Hardwarekonfigurationsdaten abgleichen und die Lizenzoptimierung stärker automatisieren.

Kleinere Behörden sollten eine SAM-Lösung der nächsten Generation implementieren, die ITAM-Funktionen umfasst, um Hardwareressourcen zu erkennen und zu inventarisieren, und die Funktionen zum Verwalten folgender Daten bietet: Asset-Status, Eigentümer und Benutzerzuordnung der Assets, Einkäufe von Assets, Hardwareverträge (z. B. Hardwareleasing- und -wartungsverträge). Ferner sollte der jeweilige Standort der Hardware in der Organisation identifiziert werden können.

Für größere Behörden, die ggf. bereits in eine professionelle ITAM-Lösung investiert haben, sollte die Integration mit einer SAM-Lösung der nächsten Generation Priorität haben. Eine geeignete, zukunftsweisende SAM-Lösung ergänzt das Portfolio um Funktionen zur Softwarelizenzoptimierung, ohne dass viel an den vorhandenen Prozessen, Verfahren oder Tools geändert werden muss. Sie ermöglicht systemübergreifend eine vollständige Integration und einen vollständigen Abgleich der Daten, um den exaktesten Lizenzstatus und die präzisesten Empfehlungen zur Lizenzoptimierung anzugeben.

Einzig eine Lösung zur Softwarelizenzoptimierung kann mehr leisten, als vorhandene Assets einfach nur zu zählen, damit Sie eine langfristige Lizenz-Compliance gewährleisten und den Lizenzverbrauch wie auch die Softwareausgaben so gering wie möglich halten können.