Langfristige Compliance

Risikosenkung durch Ermittlung des Lizenzstatus von Software

Behörden können Audit-Risiken reduzieren und Kosten eindämmen.

Die Verwaltung hochwertiger Softwarebestände kann sich aus zwei Gründen als schwierig erweisen: wegen der zunehmenden Komplexität der Lizenzvereinbarungen und fehlender Best Practices für das Softwarelizenzmanagement. Von Experten wissen wir, dass mittlere und große Behörden 70 Softwarelizenzverträge und mehr verwalten, die mehrmals im Jahr neu verhandelt und verlängert werden müssen. Die Komplexität der Verwaltung nimmt weiter zu, wenn die Lizenzierung Software für mehrere Anwender mit Einschränkungen durch Lizenzierungsmodelle für Unternehmen, Transaktionen, Prozessoren, Concurrent User oder Named User beinhaltet.

Was ist unter Software License Compliance zu verstehen, und was bedeutet Compliance eigentlich? Bedeutet es:

  1. Zu wissen, welche Software Sie installiert haben?
  2. Zu wissen, welche Softwarelizenzen Sie erworben haben?
  3. Zu wissen, dass Ihre Installationen die erworbenen Lizenzen nicht überschreiten?
  4. Zu wissen, welche Software verwendet wird?
  5. Zu wissen, welche Nutzungsrechte und -beschränkungen die Softwarelizenzen vorsehen?
  6. Compliance aufrechtzuerhalten und zugleich die allgemeinen Softwarekosten deutlich zu reduzieren?
  7. Alles Obengenannte?

Die Antwort lautet natürlich: all das und noch viel mehr. Viele Organisationen denken vielleicht, dass sie ihre Lizenzverträge einhalten, wissen es aber erst dann mit Sicherheit, wenn ein Anbieter ein Software-Audit durchführt. Es ist jedoch der denkbar schlechteste Zeitpunkt, dies bei einem Software-Audit herauszufinden, nicht zuletzt angesichts der möglichen Strafen, der nicht budgetierten De-facto-Lizenzkosten nach True-ups und der Peinlichkeit, die nicht bestandene Audits für die Behörde bedeuten. Da die IT-Verantwortlichen keine Einblicke in die tatsächliche Softwarenutzung haben, über- bzw. unterschätzen sie oft den Softwarebedarf in ihrem Bemühen, die Kosten unter Kontrolle zu behalten und zugleich die Produktivität der Endbenutzer zu steigern. Diese Fehler können erhebliche Auswirkungen auf die Budgets haben und Mittel aufbrauchen, die eigentlich verwendet werden könnten, um die Behörde zu modernisieren, die behördenübergreifende Zusammenarbeit und Transparenz zu verbessern oder andere wichtige Ziele der Behörde zu erfüllen.

Identifizierung der richtigen Lösung für Software-Lizenz-Compliance

Wenn es Ihnen wie vielen IT-Managern geht, entscheiden Sie über Neuanschaffung von Software bzw. Vertragsverlängerungen vielleicht anhand derjenigen Informationen zur lokalen Nutzung, die Ihnen zur Verfügung stehen. Vielleicht weisen Sie Softwarelizenzen manuell zu und schätzen den künftigen Bedarf ungefähr ab. Dieser Ansatz erfüllt grundsätzlich zwar seinen Zweck, in der Praxis entspricht diese Vorgehensweise jedoch nicht den Erfordernissen der kostenbewussten Behörden von heute. Wenn Sie für die Prozesse der Softwarelizenzierung und die Daten der tatsächlichen Nutzung keine umfassende Transparenz herstellen können, kann es Ihnen passieren, dass Sie Ihren Lizenzbedarf häufig falsch berechnen und/oder die Nichteinhaltung von Lizenzverträgen riskieren.

Vielleicht greifen Sie deshalb auf SAM-Systeme (Software Asset Management) zurück. Leider sind gewöhnliche SAM-Systeme nicht auf die komplexen Anforderungen des Lizenzmanagements von Desktopanwendungen von MicrosoftAdobe und Symantec u. a. sowie von hochwertigen Unternehmensanwendungen, z. B. von Oracle oder SAP, und von technischen Anwendungen ausgelegt. Mit der richtigen Lösung jedoch gewährleisten Sie die langfristige Lizenz-Compliance und sind stets auf Software-Audits von Anbietern vorbereitet. Sie sollte Ihnen dabei helfen, Ihre Softwarebestände zu identifizieren, Ihre erworbenen und installierten Produkte gegenüberzustellen, Gewissheit hinsichtlich Ihres Lizenzstatus zu erhalten und Daten zu Nutzung und Lizenzberechtigungen miteinander abzugleichen.

Die Best Practices für das Softwarelizenzmanagement umfassen fünf grundlegende Schritte:

  1. Zentralisierung aller Lizenzierungsabläufe
    Durch die Zentralisierung der Lizenzierungsabläufe erhalten IT-Verantwortliche und -Administratoren eine zentrale Konsolenansicht für die behördenweite Verwaltung und Datenpflege für Lizenzen und Server.
  2. Einsatz präziser Nutzungsstatistiken
    Sicher möchten Sie, dass Ihre Nutzungsdaten so genau wie möglich sind. Manager sollten sich deshalb nicht auf rudimentäre Ansätze des Softwarelizenzmanagements verlassen. Die Genauigkeit und Vollständigkeit von Daten wird von den wenigsten in Frage gestellt, wenn sie mit den Lizenzmanagement-Ergebnissen des Softwareanbieters übereinstimmen.
  3. Analyse von Nutzungsreports
    Durch die Segmentierung und Analyse von Nutzungsdaten nach Projekt oder Benutzergruppe können sich Manager differenzierte Einblicke in die tatsächliche Softwarenutzung ihres Unternehmens verschaffen.
  4. Automatisierung der Lizenzierungsabläufe
    Durch automatische Rückverrechnungen können IT-Abteilungen beispielsweise gemeinsam genutzte Lizenzpools mit priorisierter Ressourcenzuteilung einrichten, sodass sich Benutzer mit vorrangigem Bedarf eine feste Anzahl geteilter Lizenzen „reservieren“ können, um sich so die Verfügbarkeit der Software zu sichern.
  5. Auswahl der richtigen Tools für das Softwarelizenzmanagement
    Es ist nahezu unmöglich, Softwarebestände ohne effektive Tools zu verwalten. Der Einsatz der richtigen Tools erleichtert das Softwaremanagement nicht nur, sondern entlastet auch die Administratoren und erhöht die Zufriedenheit der Endbenutzer.

Bei Lizenz-Compliance und Lizenzmanagement gibt es zwar zahlreiche Herausforderungen, der letztliche Nutzen kann aber die Kosten bei Weitem übertreffen, wenn das Problem proaktiv mit einer umfassenden Lösung zur Softwarelizenzoptimierung angegangen wird, die SAM-Funktionen der nächsten Generation bereitstellt. Nur Flexera Software gibt Ihnen eine Lösung an die Hand, die sämtliche Funktionen beinhaltet, um auf Software-Audits von Anbietern lückenlos vorbereitet zu sein und zugleich die Kosten für Software und Asset-Management zu senken.

Weitere Ressourcen:

 

Sicherstellen der Lizenz-Compliance – verwandte Themen:

Weitere Informationen: