Self-Service-Software für Unternehmen

Nutzung eines Enterprise-App-Stores zur Steigerung der Produktivität von Anwendern und IT-Mitarbeitern

Self-Service-Portale und „Consumerization of IT“

Die Forderungen nach einem vereinfachten Desktopmanagement, Kostensenkungen und innovationsfördernden Technologien haben in den letzten Jahren angesichts der schwachen Konjunktur und des globalen Wettbewerbs noch weiter zugenommen. Ferner muss sich die IT jetzt mit einem neuen Trend auseinandersetzen: der „Consumerization of IT“.

Da der private Einsatz von Desktops, Laptops, Smartphones und Tablets zugenommen hat, erwarten die Verbraucher nun auch denselben orts- und geräteunabhängigen Self-Service-Zugriff auf ihre Unternehmensservices. Die IT hat schwer damit zu tun, die wachsende Anzahl mobiler, physischer und virtueller Technologien zu implementieren, zu verwalten und zu schützen, die erforderlich sind, um die Benutzerproduktivität zu steigern, ohne dass die Betriebskosten ausufern oder die Verwaltung zu komplex wird. Dazu muss die IT einen grundlegenden Wandel von der statischen, infrastrukturbasierten IT hin zu einem anwenderzentrierten Modell vollziehen, das Services rund um die Benutzer orchestriert und deren Anforderungen jederzeit erfüllen kann.

Dabei muss die IT stärker darauf achten, wie sie einmalige Softwareanforderungen handhabt. In vielen Unternehmen müssen Mitarbeiter Formulare ausfüllen und dann warten, bis ihre Anforderungen die manuellen Genehmigungsprozesse durchlaufen haben. Es kann Tage oder Wochen dauern, bis der Prozess abgeschlossen ist und die Software von der IT installiert wird. Die Benutzer wünschen sich hier eine einfachere, schnellere Methode. Eine Self-Service-Software für Unternehmen ist die ideale Lösung.

Wie die IT bedienen sich auch die Support-Teams herkömmlicher Bereitstellungstools, um Software zu installieren. Diese Tools sind gut geeignet, um auf Tausenden Computern neue Anwendungen oder Massenupdates zu verteilen, bei einmaligen Anforderungen sind sie allerdings nicht sehr effektiv. So braucht eine typische IT-Organisation 133 Stunden, um 1.000 individuelle Softwareanforderungen mit diesen Tools bereitzustellen.

Vielen IT-Organisationen hilft eine Self-Service-Software dabei, die Herausforderungen beim Fulfillment einmaliger Softwareanforderungen in ihrem Unternehmen zu bewältigen. Mit einer Self-Service-Lösung kann die IT einen Enterprise-App-Store bereitstellen, in dem die Benutzer einen Online-Katalog durchsuchen und Anwendungen durch einfaches Hinzufügen in den Warenkorb ordern können. Nach abgeschlossenem Bestellvorgang erfolgen Fulfillment und Deployment der Unternehmenssoftware automatisch, ohne dass vonseiten des IT-Personals ein Eingriff erforderlich wäre.

Best Practices für Self-Service-Software für Unternehmen

Die Best Practices für den Software-Self-Service umfassen drei Schlüsselbereiche: User Self Service, Verwaltung der Softwareanforderungen und Software Asset Management:

  • User Self Service
    Laut Best Practices sollte sich ein solider Self-Service-Anwendungskatalog auf ein anpassbares Workflow- und Genehmigungsmanagement stützen. Durch die Bestellung im Katalog sollte ein automatisierter, durchgängiger Bereitstellungsprozess in Gang gesetzt werden: Die erforderlichen Genehmigungen werden eingeholt, die richtige Lizenzierung wird erzwungen, die Software wird bereitgestellt, die Installation überprüft und ein ausführlicher Audit-Trail protokolliert. Ein auf jeden Benutzer zugeschnittener Katalog erleichtert die Navigation und ermöglicht der IT eine starke Kontrolle über den Softwarezugriff. Globale Unternehmen mit Beschäftigten in der ganzen Welt sollten mehrere Sprachen und Währungen unterstützen, um den Bestellprozess zu vereinfachen.
  • Verwaltung von Softwareanforderungen
    Die Pflege eines Online-Katalogs lässt sich enorm vereinfachen, wenn Vorlagen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Inhalten vorhanden sind. Ein vorlagenbasierter Ansatz bietet den IT-Mitarbeitern hohes Produktivitätspotenzial. Ebenso wichtig ist, den Genehmigungsprozess flexibel kontrollieren zu können. Die Administratoren sollten angeben können, ob die Genehmigung z. B. durch alle Personen einer Liste, durch nur eine genehmigende Person auf einer Liste oder durch eine genehmigende Person auf jeder Ebene einer Liste erfolgen kann. Ein effektives Software Request Management setzt entsprechende Einblicke in alle Aspekte des Anforderungs- und Bereitstellungsprozesses voraus. Eine vollständige Historie der Anforderungen, Genehmigungen, Installationen und Einkäufe bietet einen Audit-Trail für die Einhaltung von Lizenzverträgen und gesetzlichen Vorschriften. Und das Management erhält wichtige Einblicke, um seine Entscheidungen auf eine fundiertere Basis zu stellen.
  • Software Asset Management
    Der Zugriff auf Softwarebestandsinformationen wie Anwendungskosten, Gesamtanzahl der Lizenzen, Anzahl verwendeter Lizenzen und Softwaremessdaten sind wichtig, um die Softwarenutzung zu optimieren. Diese Informationen helfen beim Umwidmen und Recyceln von Lizenzen, um zu verhindern, dass zu viele Lizenzen gekauft werden. Zudem können Benachrichtigungen verschickt werden, wenn der Pool nicht verwendeter Lizenzen für eine Anwendung neu aufgefüllt werden muss.

Den Sprung zu Self-Service-Softwareportalen wagen

Wenn Sie auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit für die Bereitstellung von Desktopanwendungen sind, können ein Enterprise-App-Store und eine Deployment-Lösung für Unternehmenssoftware die Antwort darauf sein. Ein App-Store erfüllt die Erwartungen der Benutzer, die so auf IT-Services am Arbeitsplatz zugreifen möchten, wie sie es als Privatverbraucher gewohnt sind. Außerdem kann die IT damit Hunderte Stunden einsparen, die sie zuvor für die Vorbereitung von Anwendungen auf die Bereitstellung aufwenden musste, um einmalige Softwareanforderungen zu erfüllen.